Caracteristici

Aplicarea politicilor companiei

Una dintre cele mai importante caracteristici ale expense@work este posibilitatea de implementare politicilor de grup si de prevenire a fraudei. Regulile pot fi configurate pentru a va asigura ca angajatii introduc toate informatiile solicitate astfel incat sistemul sa poata valida cererea de cheltuieli la momentul inregistrarii si sa poata avertiza angajatul daca sunt probleme cu cererea.

Example of corporate expense types in expense@work

Formulare personalizate

In expense@work se pot defini si configura numeroase formulare, in functie de cerintele de inregistrare a datelor. Se pot crea diferite tipuri de formulare pentru grupurile de angajati (de exemplu anagajatii locati din SUA pot vedea un formular diferit fata de angajatii din Romania) iar toti sau numai cativa angajati pot avea disponibile mai multe tipuri de formulare pe pagina lor principala.

Example of a completed form in expense@work

Flux de lucru detaliat

Regulile de rutare si fluxul de lucru ale aplicatiei expence@work permit formularelor sa fie transmise catre mai multi aprobatori in cadrul organizatiei dumneavoastra pe baza unor combinatii de factori predefiniti. Formularele pot fi rutate astfel:

  • Pe baza continutului randurilor de cheltuieli ale formularului.
  • Pe baza limitelor valorice de autorizare.
  • In functie de tipul proiectului selectat sau a altor reguli personalizate.
  • Pot fi transmise catre mai multe nivele de autorizare.
  • Pot fi returnate initiatorului pentru a raspunde intrebarilor aprobatorului.

Raportarea cheltuielilor

expense@work ofera o varietate de instrumente de raportare pentru a va asigura ca veti obtine informatiile de care aveti nevoie pentru procesul dumneavoastra de luare de decizii. O optiune este suportul implicit al Microsoft Reporting Services care permite utilizatorilor si administratorilor sa vizualizeze rapoarte dinamice si complexe din aplicatie in timp real.

Integrarea cu alte sisteme

Fiecare tranzactie expense@work va avea cateva implicatii contabile:

  • Costuri de calatorie
  • Decontul cheltuielilor
  • Avans de numerar
  • Cereri de achizitie sau calatorie

expense@work pune la dispozitie instrumente pentru inregistrarea cheltuielilor si a altor tranzactii din expense@work catre contabilitate si alte sisteme. Profilele pentru exportul tranzactiilor pot fi folosite pentru definirea unui set de tranzactii si pentru generarea unui fisier XML. Un fisier de prelucrare de tipul XSL poate fi apoi folosit pentru a transforma acest fisier XML intr-un fisier adecvat pentru importul in sistemul de contabilitate sau in orice alt sistem.

Dispozitivele mobile

Aplicatia systems@work pentru Android sau iOS permite pregatirea cererilor de cheltuieli folosind smarphone-ul, online sau offline, inclusiv adaugarea de imagini ale chitantelor sau altor documente si inregistrarea de memo-uri vocale.

expense@work system on a smartphone screen