Example of expense@work on desktop, tablet and mobile

Managementul cheltuielilor companiei

Gestionati si automatizati procesele de rambursare a cheltuielilor. Obtineti rapid o imagine de ansamblu a cheltuielilor angajatilor. Impuneti politici si restrictii. Urmariti si inregistrati tranzactiile pe PC, iPad sau smartphone.

Cum functioneaza

Sistemul de management al cheltuielilor expense@work este usor de utilizat si are o implementare eficienta.

Cheltuielile care pot fi controlate sunt cheltuieli salvate. Util pentru orice organizatie medie si mare, care lucreaza cu consultanti, agenti de vanzari, avocati, consilieri sau tehnicieni.

Transmiterea cheltuielilor

Transmiterea cheltuielilor

Pentru transmiterea cheltuielilor angajatii folosesc smartphone-uri, tablete sau PC-uri. In aplicatia mobila Optical Character Recognition (OCR) sunt disponibile urmatoarele: data tranzactiei, valoarea bruta, valuta, valoarea TVA si furnizorul. Interfata sistemului este simpla si intuitiva si nu necesita instruire pentru utilizatori. Chitantele scanate sau fotografiate se ataseaza cu usurinta fiecarei tranzactii si sunt trimise spre aprobare.

Example of expense submission in expenseatwork
Aprobarea cheltuielilor

Aprobarea cheltuielilor

Managerii sunt notificati prin email si in aplicatie in legatura cu cererile care necesita aprobarea lor. Le pot revizui sumar sau la nivelul detaliilor inainte de a decide daca sa aprobe, sa ceara mai multe informatii sau sa respinga formularul sau tranzactia respectiva.

Example of expense approval in expenseatwork
Inregistrarea cheltuielilor

Inregistrarea cheltuielilor

Odata aprobate, formularele sunt trimise catre contabilitate pentru verificari legale si de taxe, incusiv TVA. Dupa confirmarea soldului angajatului, tranzactiile sunt inregistrate in sistemul contabil pentru rambursare ulterioara, prin plata bancara sau in numerar.

Example of expense posting in expenseatwork
Cerere pentru calatorie de afaceri

Cerere pentru calatorie de afaceri

Angajatii trebuie cateodata sa trimita detaliile calatoriei de afaceri propuse, impreuna cu cererile de avans in moneda locala sau straina.

Example of business trip request in expenseatwork
Aprobarea calatoriei de afaceri si plata avansului

Aprobarea calatoriei de afaceri si plata avansului

Managerii pot aproba sau respinge fiecare cerere de calatorie de afaceri. Odata aprobata, cererea este trimisa automat catre departamentul financiar care va oferi avansul necesar angajatului respectiv.

Example of business trip approval and advance payment in expenseatwork
Rambursarea catre angajat

Rambursarea catre angajat

La intoarcerea dintr-o calatorie de afaceri, angajatul va inainta toate cheltuielile relevante. espense@work calculeaza automat diurna, compara cheltuiala reala cu avansul si determina valoarea de rambursat care va fi autorizata de manager.

Example of employee reimbursement in expenseatwork
Aprobarea managerului

Aprobarea managerului

Managerii sunt notificati in legatura cu cererile care necesita apobarea lor – pentru fiecare cerere se poate face abrobarea, se pot cere informatii suplimentare sau se poate respinge cererea.

Example of manager approval in expenseatwork
Rambursarea si facturarea

Rambursarea si facturarea

Toate cheltuielile sunt verificate de catre departamentul financiar in ceea ce priveste documentele justificative si calcularea TVA, dar si deductibilitatea taxelor, astfel se va determina suma finala de rambursat. Cheltuielile se salveaza automat intr-un sistem contabil, iar angajatul va fi rambursat.

Example of reimbursement and billing in expenseatwork
Cardurile de credit

Cardurile de credit

Extrasele cardului de credit sunt incarcate in sistem si distribuite angajatilor pentru completare. Odata validate, extrasele finale sunt rutate de expense@work pentru aprobare si mai apoi pentru postare.

Photo of credit cards
Cereri pentru plata orelor suplimentare sau pentru zile libere

Cereri pentru plata orelor suplimentare sau pentru zile libere

O cerere a unui angajat care necesita aprobare din partea unuia sau mai multor manageri (spre exemplu, pentru zile libere sau ore suplimentare) poate fi trimisa de catre angajat printr-un formular configurat dedicat. In functie de tipul sau valoarea formularului, expense@work poate ruta fiecare formular printr-un flux de aprobare mai simplu sau mai complex.

Example of absence and overtime payment requests in expenseatwork
Aprobarea facturilor primite

Aprobarea facturilor primite

Facturile primite pot fi scanate si rutate de expense@work pentru aprobare catre managerii departamentelor relevante, managerii directi sau managerii de proiect. Statusul aprobarii sau notitele aferente pot fi verificate in orice moment. La inregistrare, expense@work va genera jurnalul corespunzator de plati pentru sistemul financiar.

Example of incoming invoice approval in expenseatwork
Gestionarea contractelor

Gestionarea contractelor

expense@work permite de asemenea stocarea si accesarea contractelor si a altor documente legate de furnizori sau clienti.

Example of contract management in expenseatwork
Cheltuieli de deplasare

Cheltuieli de deplasare

expense@work permite urmarirea distantelor parcurse cu masina companiei. In urma inregistrarii detaliilor de deplasare de catre angajat, sistemul determina tarifele corespunzatoare si calculeaza valorile de rambursare inainte de a trimite formularul spre aprobare.

Photo of mileage book
Urmatorul proces

Incercati gratuit

Solicitati un demo
Sau sunati-ne (+40) 312 288 893
Descarcati brosura

Ajutam organizatiile sa controleze si sa reduca cheltuielile angajatilor.

Toate cheltuielile sunt intr-un singur loc

Sistemul care raspunde cel mai bine la cerintele IPSA. IPSA a aflat ca programul poate inregistra cererile de cheltuieli aprobate sau respinse ale membrilor parlamentului britanic de pe un site public unde cheltuielile lor pot fi revizuite in detaliu.

Citat din studiul de caz IPSA

Watch case study
Cu ajutorul expense@work, a durat doar trei luni pentru a finaliza o transformare digitală completă dintr-un proces de gestionare a cheltuielilor pur manual. Această tranziție ne-a ușurat munca, ceea ce a dus la economisirea a jumătate din orele de lucru ale unui contabil. Procedura de aprobare a cheltuielilor de călătorie si rambursarea călătoriilor de afaceri au devenit mult mai rapide și toate documentele sunt acum arhivate digital și ușor de găsit. Cred că versiunea mobilă a soluției de gestionare a cheltuielilor va avea la fel de mult succes.

Jan Matoušek, manager contabil

Descarcati studiul de caz
Prin implementarea expense@work, am rezolvat nevoia de a primi online cheltuielilor angajatilor. Raportarea in timp real pe care aplicatia o poate face si, in special, capacitatea acesteia de verificare a bugetului ne ajuta foarte mult sa obtinem rapid si clar o imaginea de ansamblu asupra campaniilor noastre de vanzari si asupra rezultatelor financiare globale.

RÉMI DUFLOT, CHIEF FINANCIAL OFFICER & CHIEF OPERATION OFFICER 2017-2018, YVES ROCHER ROMANIA

Sistemul care raspunde cel mai bine la cerintele IPSA. IPSA stie ca aplicatia poate inregistra cererile de cheltuieli aprobate sau respinse ale membrilor parlamentului britanic pe un site public unde cheltuielile lor pot fi revizuite in detaliu.

Citat din studiul de caz IPSA

Urmariti studiul de caz